Produktivität-Effizient-motivation

26. Regeln für mehr Produktivität, Effizienz und somit für mehr Motivation bei der Arbeit

Kennst du das? Du bist voller Energie und Pläne, setzt dich vor dem Computer oder Schreibtisch und weist auf einen Schlag überhaupt nicht mehr, was du jetzt tun oder mit was du loslegen sollst. Die Produktivität ist erstmal auf null. Effizient und effektiv zu arbeiten ist erst mal dahin.

Einige beginnen jetzt mit irgendwas und laufen einfach mal los in den Arbeitsalltag. Irgendwas wird am Ende des Tages schon herauskommen. Andere starren auf den Bildschirm und warte auf eine Eingebung, was jetzt zu tun ist.

Das ist wie das Erstellen einer Webseite. Angenommen du hast keine Ahnung von Webseitenerstellung, du hast zwar mal was von WordPress gelesen und versuchst das jetzt einfach selbst ohne Hilfe. Du beginnst damit, wenn du auf ein Problem stößt, suchst du nach einer Lösung. Ist das erledigt, machst du das nächste bis zum nächsten Problem. Damit kommst du auch weiter, aber es dauert alles ewig lange. Zudem hast du dir nichts mitgeschrieben, wie du ein Problem gelöst hast und wenn du eine zweite Webseite in 2 Monaten aufsetzt, so geht das Ganze von vorne los. Das ist das Gegenteil von Produktivität. Das wäre unproduktiv und ineffizient, da stimmst du mir sicher zu.

Wie du deine Produktivität steigerst, effizient arbeitest und somit mehr Motivation bei der Arbeit hast.

Die nachfolgenden Regeln sollen dir helfen, deine Produktivität im Arbeitsalltag zu steigern. Sei es als Angestellter, Arbeiter oder Selbstständiger. Diese Regeln erlauben dir, optimale Lösungen zu finden, Probleme anzugehen und deine Stärken herauszustellen. Diese Regeln für Produktivität am Arbeitsplatz sollen einen Stillstand verhindern und dir helfen deine Arbeit in Fluss zu bringen. Die Chancen auf das Finden von Lösungen verbessern sich, einfach dadurch, dass wir im TUN bleiben. Wer in Bewegung bleibt, auch bei der Arbeit, ist einfach produktiver und „Effizient Effektiv“.

26. Regeln für mehr Produktivität, Effizienz und somit für mehr Motivation bei der Arbeit

1. Mach einen Wochenplan – So musst du nicht jeden Tag neu planen außerdem sehen die Erfolge so klein aus, wenn man sie an nur einem Tag misst.. An einer ganzen Woche gemessen, sind die Erfolge und die Möglichkeiten schon viel mehr. Du kannst viel mehr erreichen und schaffen. Und noch ein Nebeneffekt, unnötige Aufgaben werden von dir so besser erkannt und können wegfallen.

2. Starte mit der gewichtigsten, nervigsten, schlimmsten Aufgabe am Morgen. Wenn diese erledigt ist, fühlst du dich befreit und hast mehr Energie für deine weiteren Ziele. Der Tag wird so produktiver!

3. Aufgaben die deine volle Konzentration brauchen in Blöcken bearbeiten. Starte mit 3x55min Blöcken. Mach dazwischen kurze Pausen und trinke stilles Wasser. Die Aufgaben bei denen du dich nicht so konzentrieren musst, mach zu Tageszeiten an denen dein Energielevel niedrig ist. Dein Energiehoch sparst du dir für die Wichtigsten oder Schwierigsten Arbeiten auf.

4. Setz dir kleiner Teilziele. Das könnte z. B. das Fertigstellen eines Artikels sein, ein Video drehen, 5 Seiten von deinem neuen Buch schreiben usw.. Warum das Ganze? Weil du mit jedem Fertigstellen einen kleinen Erfolg einfährst, was dich wiederrum motiviert.

5. Ein Block. Packe gleiche Aufgaben wie das Führen von Telefonaten, Email beantworten oder weitere Erledigungen in einen einzigen Block am Tag. Ansonsten würden dich diese von den wichtigen Sachen den ganzen Tag ablenken und unterbrechen.

6. Morgenröte. Am meisten erreichst du am Morgen. Steh also früher auf und nutze diese Zeit für dein Business.

7. Zurückziehen. Wer sehr kreativ arbeiten möchte, sollte sich von allen Ablenkungen lossagen. Also alle Verbindungen in die Außenwelt kappen (WLAN/Telefon/Handy usw. ausschalten), sich einen ruhigen und die Kreativität anregenden Ort suchen und dort für ein paar Stunden arbeiten.

8. Wenn´s läuft. Solltest du gerade einen RUN haben, also einen sehr inspirierend, kreativen und ergebnisbringenden Arbeitsblock, so bleib dran, nutze ihn und gib so richtig Gas.

9. Stressfrei. Lass dich nicht stressen. Wenn du merkst, dass du die Zähne aufeinander beißt und schon der Backenmuskel verspannt, so sorg für eine Entspannungsphase. Geh eine Runde in der Natur spazieren, meditiere oder mach was dich sonst noch so entspannt wie z.B. Yoga..

10. Effizienz Meetings. Versuch nur zu ergebnisorientierten Meetings zu gehen. Wenn du deine Zeit schon darein steckst, so muss dabei auch was rauskommen. Kläre, wenn es geht, unbedingt vorher mit dem Meeting Leiter ab, was das Ziel sein soll. Sag „Nein“ zu Diskussionsrunden ohne Sinn oder lass dich nach  5min anrufen und verlasse so die Runde.

11. Nutze das Pareto Prinzip. 80% einer Aufgabe erreichen wir durch 20% der Zeit und Energie die wir da reinstecken. Wollen wir 100% (nur 20% mehr) so müssen wir 80% mehr Zeit und Energie aufbringen um das zu erreichen. Konzentriere dich also auf die 20% der sinnvollen Zeit und Energie und lass deinen Perfektionismus sausen.

12. Vertraue auf dein Bauchgefühl. Treffe Entscheidungen schnelle und aus dem Bauch heraus. Nach meiner Erfahrung, waren das fast immer die besten Entscheidungen. Die Entscheidungen wo ich lange rumüberlegte, musste ich meist später korrigieren.

13. Aufgabenabschluss. Schließe eine Aufgabe immer komplett ab, bevor du mit der Nächsten startest. Das ist eine Burn-Out Schutzmaßnahme für dich. Ein echter Stressvermeider. Ich hatte mit der Strategie immer die besten Erfolge und den wenigsten Stress. Sollte es mal nicht klappen, so stelle den Zustand so schnell wie möglich wieder her, indem du z.B. eine Aufgabe delegierst.

14. Dein Versprechen. Sprich mit anderen über deine Wochenplanung. So legst du schon im Voraus fest, dass du diese auch erreichen wirst. Denn die anderen werden dich daran erinnern. Da kannst du sicher sein.

15. Erfolgreich authentisch. Halte deine Versprechen ein, sei ehrlich und pünktlich bei Verabredungen oder Terminzusagen. So bleibst du dir selbstgegenüber und gegenüber anderen erfolgreich authentisch.

16. Persönlichkeit entwickeln. So wie ein Kellner nie „leer gehen“ sollte, also wenn er aus der Küche kommt, nimmt er was für den Kunden mit, wenn er in die Küche geht, räumt er was von den Tischen ab. Genauso solltest du jeden Freiraum zwischen Terminen und Aufgaben nutzen. Hör dir ein Hörbuch zur Persönlichkeitsentwicklung an (wie: Die Kraft dein Schicksal zu gestalten), wenn du mit dem Auto unterwegs bist oder du in der Natur läufst. Lese ein Buch oder einen Artikel, wo du früher nur rumgestanden bist. Am Ende des Jahres hast du so viel für dich und dein Geschäft getan. Es ist kaum zu glauben was sich da summiert.

17. Visualisier dein Ziel. Wenn du dir dein Ziel, deine Vision, deine Geschäftsidee nicht so real visualisieren kannst, dass du wirklich meinst es ist so, dann solltest du damit noch warten. Erst wenn du das vermagst, kannst du es auch wirklich glauben und realisieren. Mach das mindestens 1-mal am Tag. (weiterführende Buchempfehlung – „The Secret“)

18. Belohne dich. Belohn dich selbst für deine Leistung und deine Erfolge. Geh mit deinem Partner schön zum Frühstücken, mach eine Radtour in den Bergen, geh ins Kino oder mach einfach einmal im Monat einen „Oberfaulenzertag“ und bleib im Bett.

19. Wichtige Dinge. Schenke den wichtigen, aber nicht dringenden Dingen Zeit. Was ist das, wirst du jetzt fragen: Bewege dich aktiv in der Natur, schreibe an deinem Buch, pflege deine Freundschaften, spiele mit deinen Kindern und verbringe Zeit mit deinem Partner.

20. Morgen geht’s los. Das Letzte was du am Tag tust ist, dass du die erste Aufgabe am Morgen festlegst und dafür alles herrichtest, damit du am nächsten Morgen gleich losstarten kannst.

21. Plane Ablenkungen ein. Jeder der Arbeitet weiß, das sie kommen und das jeden Tag. Die Ablenkungen, die nicht eingeplant waren. Diese kleinen Ablenkungen können schnell Stress auslösen, weil du das Gefühl hast, für deine Planung keine Zeit mehr zu haben. Deshalb Plane die Ablenkung ein. „Wieviel % am Tag soll ich dafür einplanen?“, wirst du jetzt fragen. Und jetzt meine Antwort, plane 50-70% für Ablenkungen ein. Ja richtig gelesen. So vermeidest du Stress und kommst bei konzentrierter Arbeit weiter als du denkst.

22. Besiege deinen Perfektionismus. Eigentlich geht es gar nicht darum deinen Perfektionismus zu besiegen, sondern das richtige Maß zu finden. Die Herausforderung ist, den Teil der dich einfach zu sehr anstrengt, der so perfekt eigentlich gar nicht sein muss, der dich unter Druck setzt, der dir viel Energie kostet, einfach der Teil der dir deine Lebensfreude raubt, abzuschütteln. Der Mut zu entspannter Unvollkommenheit, der Mut zur Lücke ist gefragt. Übe deinen Perfektionismus loszulassen, weil dem Perfektionismus oft die Kreativität und auch der Mut fehlt, hindert er dich am Ende an deinem persönlichen Erfolg.

23. Integriere eine neue Angewohnheit. Such dir eine neue positive Angewohnheit, vielleicht sogar eine, die du schon immer haben wolltest. Nicht zwei neue positive Angewohnheiten auf einmal, nur eine Einzige. Integriere dir diese Angewohnheit innerhalb von 2-3 Wochen. Erinnere dich mit einer wiederkehrenden automatischen Erinnerung vom Handy. Alle 2 Stunde soll diese auf dem Handy „aufpoppen“.

24. Übe das delegieren. Gib Arbeit an jemanden andere ab, obwohl du meinst, nur du kannst das. Lerne das Loslassen, das loslassen von Arbeit. Du solltest nur das behalten, wo du am produktivsten bist.

25. Folge deinem Bauchgefühl. Trainiere deine Intuition  und vertraue dir selbst. Ist eine der wichtigsten Eigenschaften für das Steigern deiner Produktivität, weil du so schneller Entscheidungen treffen kannst. Siehe auch „2 Möglichkeiten dein Bauchgefühl zu trainieren

26. Lass einen „Externen“ auf dein Business sehen. Wir kennen es, unsere Prozesse und Arbeitsabläufe sind vorgegeben und wir tun was wir tun, weil wir es immer schon so gemacht haben. Befrage jemanden dazu, der „neu“ ist und hol dir Anregungen, wie du Alteingefahrenes noch besser machen kannst.

27. Produktivität ist auch ein Gefühl. Ok, jetzt sind es 27. geworden. Kennst du das, du hast den ganzen Tag gearbeitet und fragst dich abends, was du getan hast. Du fühlst dich unproduktiv. Schreibe jeden Tag, immer nach dem Abschluss eines Arbeitsblocks, dein Erfolgserlebnis dazu auf und sei dies noch so klein. Notiere dir dieses in einem kleinen Heft. So siehst du, am Ende des Tages, wie produktiv du warst. Du bekommst so ein gutes „produktives und erfolgreiches“ Gefühl.

Herzliche Grüße
Ralph Schwarz

„Create your life“ – Wenn du deine Berufung, deine Bestimmung in der Selbstständigkeit ausübst, so nutze diese Regeln, um deine Produktivität zu steigern.

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